Aplikasi SIMARSIP ( Pengarsipan)

DESKRIPSI APLIKASI SIMARSIP

Kompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh sebuah lembaga menuntut pemberdayaanseluruh sumber daya yang dimiliki lembaga demi terselesaikannya permasalahan dengan cepat dantepat. Tidak terkecuali manajemen sumber daya konseptual berupa informasi. Manajemen informasiyang tepat akan dapat mendukung semua aktivitas lembaga yang berujung pada peningkatanproduktivitas dan profit yang diperoleh lembaga. Akan tetapi tidak jarang kekacauan manajemen /penanganan pada informasi seperti adanya pemberian informasi yang tidak tepat akibat kekacauanorganisasi informasi atau lambatnya aliran informasi yang diterima mengakibatkan kesalahan dalampengambilan keputusan sehingga sebuah lembaga harus menanggung resiko bahkan kerugian yang cukup besar.

 

Rekaman informasi sebuah lembaga dapat dilihat dari keberadaan arsipnya.. Sebenarnyaarsip tidak pernah diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip akan lahir apabila ada aktivitas didalam lembaga. Dengan demikian, arsip akan menjadi bukti dokumenter atau sebagai alat pengingat sekaligus pengawas berbagai kegiatan lembaga yang bersangkutan.

TUJUAN

Perancangan dan pembangunan sistem informasi kearsipan disusun dengan maksud dan tujuan

sebagai berikut :

  1. Meningkatkan kemampuan kinerja Arsip Lembaga agar tercapai efektifitas dan efisiensi unit kearsipan yang melayani pelaksanaan kerja di berbagai bidang / unit kerja.
  2. Mengembangkan sistem teknologi informasi kearsipan dan menafaatkannya sebagai sumber informasi dengan menghasilkan sistem informasi kearsipan yang akuntabeluntuk menunjang kelancaran tugas Lembaga.
  3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahliandi bidang manajemen kearsipan dinamis dan statis yang profesional.
  4. Meningkatkan fasilitas sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan guna menelaah menganalisis, dan menyajikan data yang berhubungan dengan arsip dinamis dan arsip statis untuk kepentingan Lembaga.

Output yang diharapkan dari perencanaan dan pembangunan sistem informasi kearsipan ini

adalah :

  1. Tersediannya Sistem Informasi Kearsipan yang handal sehingga menunjang efektivitasdan efisiensi aktivitas lembaga.
  2. Memberikan kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi arsip sehingga dapatmempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkankinerja lembaga.
  3. Tersedianya sumber daya yang mampu mengoperasikan sistem manajemen kearsipantersebut.

Fitur-fitur Simarsip

Sistem ini dikembangkan dengan baik menganut prinsip teknologi informatika sehingga memudahkan pengguna dalam mengoperasikannya, sekaligus mengikuti prinsip peraturan tentang pengarsipan. Berikut ini adalah fitur-fitur sebagaimana disediakan pada antar-muka pengguna (user interface).

  1. Master Data
  • Master Data Pegawai
  • Master Data Golongan / Pangkat
  • Master Data Jabatan
  • Master Data Eselon
  • Master Data Bidang
  • Master Jenis Arsip
  • Master Sifat Arsip
  • Master Bentuk dan Wujud Arsip
  • Master Tempat Penyimpanan
  • Master Cara Penyimpanan
  • Master Klasifikasi Fungsi Organisasi
  • Master Klasifikasi Masalah
  • Master Pemberkasan Seri
  • Master Pemberkasan Rubrik
  • Arsip Surat Masuk
  • Arsip Surat Keluar
  • Indexs Arsip (A – Z)
  • Buku Agenda Arsip Surat Masuk
  • Buku Agenda Arsip Surat Keluar
  1. Pencatatan
  1. Peminjaman
  • Input Peminjaman Arsip
  • Daftar Arsip Dipinjam
  • Daftar Arsip Harus Dikembalikan
  • Daftar Arsip Hilang
  1. Retensi
  • Jadwal Retensi Arsip Surat Masuk
  • Daftar Retensi Arsip Surat Keluar
  • Pemindahan Arsip Inaktif
  • Pemusnahan Arsip
  • Penyerahan Arsip Statis
  • Daftar Pertelaan Arsip yang Dipindahkan
  • Daftar Pertelaan Arsip yang Dimusnahkan
  • Daftar Pertelaan Arsip yang Diserahkan
  • Daftar Pengguna
  • Blacklist Area
  • Pengaturan Umum
  • Pengaturan Instansi / Dinas
  • Pengaturan File Upload
  • Backup dan Restore
  1. Penyusutan
  1. Cetak
  1. Pengguna
  1. Pengaturan